La collaboration en entreprise est un élément-clé de la réussite et de l’efficacité dans le monde professionnel. Les outils collaboratifs sont devenus incontournables pour optimiser le travail en équipe et faciliter les échanges entre les différents acteurs d’une organisation. Cet article vous présente les principaux outils à connaître et à adopter pour améliorer la collaboration au sein de votre entreprise.
Les plateformes de communication
La communication est la base de toute collaboration. Les plateformes de communication permettent d’échanger rapidement et simplement, aussi bien en interne qu’en externe. Parmi les solutions les plus populaires, on retrouve :
- Slack : cet outil permet de centraliser les conversations par équipe ou par projet. Il est possible d’y partager des fichiers, d’intégrer des applications tierces (calendrier, gestionnaire de tâches…) et même d’organiser des appels vidéo.
- Microsoft Teams : intégré à la suite Office 365, Teams est un espace dédié aux discussions entre collaborateurs. Il permet également d’organiser des réunions virtuelles et intègre nativement plusieurs applications Microsoft comme OneDrive ou Planner.
Les solutions de partage et stockage de documents
Pour travailler ensemble sur un même document, il est essentiel de disposer d’un espace commun où stocker et partager ces fichiers. Plusieurs solutions existent pour répondre à ce besoin :
- Google Drive : cette suite bureautique en ligne permet de créer, stocker et partager des documents texte, tableurs ou présentations. Les différentes personnes ayant accès au document peuvent le modifier simultanément et les modifications sont enregistrées en temps réel.
- Dropbox : ce service de stockage dans le cloud permet de synchroniser des fichiers entre plusieurs appareils et de les partager avec d’autres utilisateurs. Il intègre également un éditeur de documents collaboratif, Dropbox Paper.
- OneDrive : similaire à Dropbox, OneDrive est la solution de stockage en ligne proposée par Microsoft. Elle est intégrée nativement dans Windows 10 et dans la suite Office 365.
Les outils de gestion de projet et suivi des tâches
Pour organiser efficacement le travail en équipe et s’assurer que chacun sait ce qu’il doit faire, il est essentiel d’utiliser des outils de gestion de projet et de suivi des tâches. Voici quelques-unes des solutions les plus populaires :
- Trello : basé sur la méthode Kanban, Trello est un outil visuel qui permet d’organiser les projets sous forme de tableaux composés de listes et de cartes. Chaque carte représente une tâche à accomplir et peut être déplacée d’une liste à l’autre pour suivre sa progression.
- Asana : cet outil offre une vue plus traditionnelle des projets, avec un découpage en tâches et sous-tâches, et la possibilité d’attribuer des responsables, des dates d’échéance et des étiquettes. Asana permet également de visualiser les projets sous forme de calendrier ou de diagramme de Gantt.
- Monday.com : cette plateforme propose une approche modulaire de la gestion de projet, avec des tableaux personnalisables selon les besoins de chaque équipe. Elle intègre également des fonctionnalités de communication et de suivi du temps.
Les outils pour les réunions à distance
Avec la généralisation du télétravail et le développement des équipes internationales, les réunions à distance sont devenues monnaie courante. Plusieurs solutions permettent d’organiser ces rencontres virtuelles :
- Zoom : très populaire en raison de sa simplicité d’utilisation, Zoom est un outil de visioconférence qui permet d’organiser des réunions en ligne avec vidéo, audio et partage d’écran.
- Skype Entreprise : intégré à Office 365, Skype Entreprise propose des fonctionnalités similaires à Zoom, avec en plus la possibilité d’intégrer directement les réunions aux agendas Outlook.
- Google Meet : incluse dans la suite Google Workspace (anciennement G Suite), Google Meet est une solution de visioconférence simple et efficace qui s’intègre parfaitement aux autres outils Google comme Google Agenda ou Google Drive.
Les outils pour faciliter la prise de décision
Pour optimiser la prise de décision en équipe, il peut être utile de s’appuyer sur des outils permettant de recueillir et analyser les avis et les idées de chacun. Parmi les solutions existantes, on peut citer :
- Klaxoon : cette plateforme propose un ensemble d’outils pour faciliter le travail en équipe, notamment des sondages, des brainstormings ou encore des quiz. Klaxoon permet de recueillir rapidement l’avis de tous les participants et d’analyser les résultats pour prendre des décisions éclairées.
- Stormboard : cet outil en ligne permet de créer des tableaux blancs virtuels pour collaborer en temps réel sur des idées ou des projets. Les participants peuvent ajouter des notes, des images ou des liens, voter et commenter les contributions des autres membres.
Les outils collaboratifs sont donc nombreux et variés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. En adoptant ces solutions adaptées à votre contexte, vous favoriserez une collaboration efficace entre vos collaborateurs et améliorerez la productivité globale de votre organisation.